Hvordan dokumenterer jeg leveringen af databogoplysninger i min indkøbskontrakt?

Dokumentere hvad, hvornår og i hvilken form der leveres

Leveringen af pasportdata bør være en separat, konkret aftale i indkøbskontrakten: hvilke data leverandøren leverer, i hvilket format, på hvilket tidspunkt i processen, og hvem der er ansvarlig, hvis data mangler eller viser sig at være forkerte. Et batteripasport sammensættes af data, der skal komme fra et sted i værdikæden — ofte fra producenten, men importøren eller køberen er den, der skal arbejde videre med det senere i værdikæden. Hvis der i indkøbskontrakten ikke er fastsat noget om disse data, opstår der risiko for, at en part kommer til at sidde uden de rigtige input på det tidspunkt, hvor pasportet skal oprettes eller opdateres.

For hvilken indkøb dette er relevant, og for hvilken ikke

Dette er relevant for indkøbskontrakter, hvor batterier indkøbes, der falder under batteriforordningen: EV-batterier, batterier til lette køretøjer som e-bikes og scootere, og industrielle batterier over 2 kWh. Det drejer sig om kontrakter med producenter, importører eller handelsmænd, der leverer disse batterier til en part, der bringer dem videre på markedet eller behandler dem i et slutprodukt. Det er ikke relevant for indkøb af batterier, der falder uden for anvendelsesområdet, og heller ikke for løse komponenter, der ikke udgør et selvstændigt batteri. For rent indenlandsk videresalg uden ændring af batteriet kan aftalen være enklere end ved import, da importøren normalt er den part, der først er ansvarlig for at bringe batteriet på markedet.

Hvad der allerede kan gøres nu, og hvad der skal gælde fra 18. februar 2027

Forpligtelsen til at føre et digitalt batteripasport vil gælde fra 18. februar 2027. Indtil da er der ingen lovpligtig forpligtelse til at føre et pasport, men det betyder ikke, at der intet kan gøres i indkøbsforholdet indtil da. De data, der senere skal være i pasportet — såsom angivet i bilag XIII i forordningen — registreres, indsamles eller produceres allerede nu af producenter, og denne datastrøm løber gennem indkøbskæden. Kontrakter, der indgås eller forlænges nu, løber i mange tilfælde videre efter ikrafttrædelsesdatoen. En aftale om datalevering, der nu optages i kontrakten, forhindrer, at denne aftale kort før februar 2027 skal reguleres særskilt, med mindre forhandlingsrum, fordi fristen da allerede er tæt.

Hvordan dette opbygges i praksis

Et første skridt er at undersøge, hvilke data fra bilag XIII i forordningen, der skal komme fra ens egen leverandør, og hvilke der allerede er til stede andetsteds i værdikæden — en importør har ikke alle oplysninger selv, men er for en dels vedkommende afhængig af det, som producenten leverer. Et andet skridt er at nævne disse data i kontrakten, ikke som en vag henvisning til "lovmæssige forpligtelser", men som en konkret leveringspligt: hvilke datakategorier, i hvilket filformat, og på hvilket tidspunkt (ved levering af batteriet, ved ændring af data, eller periodisk). Et tredje skridt er at fastslå, hvem der er ansvarlig for rigtigheden af de leverede data, og hvad der sker, hvis data senere skal ændres — et batteripasport er ikke et øjebliksbillede, men noget, der skal være aktuelt i løbet af batteriets levetid. Et fjerde skridt er en aftale om opbevaringen og overførelsen af data, hvis leverandøren ændres, så pasportets kontinuitet ikke afhænger af én part, der på et eller andet tidspunkt holder op med at levere. Et femte, praktisk skridt er at slutte sig til en part, der sammensætter og hoster pasporterne, så data fra indkøbskontrakten leveres direkte i et brugbart format i stedet for først at blive konverteret senere.

Hvad dette er baseret på: artikler 38 til og med 44 og bilag XIII

Forpligtigerne for producenter, importører og andre markedsaktører vedrørende batteripasset er fastsat i artikler 38 til 44 i Forordning (EU) 2023/1542 (batteriforordningen). Heraf følger det, hvilken part i værdikæden, der er ansvarlig for hvilken del af informationsforudsætningen. Hvilke oplysninger, der konkret skal optages i passet, er angivet i bilag XIII i samme forordning. Disse to kilder sammen bestemmer, hvad der faktisk skal leveres, og af hvem — og således også, hvad der i en indkøbskontrakt kan fastlægges som leveringsforpligtelse, således at den kontraktlige aftale stemmer overens med den lovmæssige ansvarsfordeling.

Hvad skal der gøres nu

Et godt udgangspunkt er at lægge den nuværende indkøbskontrakt ved siden af bilag XIII og kontrollere, hvilke oplysninger der allerede leveres herfra, og hvilke der mangler, og derefter optage disse manglende oplysninger som konkret leveringsforpligtelse ved næste kontraktsamtale med leverandøren. Til oversættelse af disse oplysninger til en funktionsdygtig, hostet pas med QR-datadrager kan batpas.eu inddrages.

Grundlag for dette

Forordningen selv findes på EUR-Lex. Vi giver referencen til hver påstand; du skal ikke bare tro os.

Hvad du konkret skal gøre

Hvad der forventes af dig

En importør eller forhandler, der er omfattet af batteriforordningen, er for pasportets vedkommende afhængig af data, der opstår andre steder i kæden: hos cellefabrikanten, batterimontagen eller leverandøren, der leverer slutproduktet. Forpligtelserne i forordningen selv ligger hos markedsaktørerne, men hvad der praktisk talt sker, bestemmes af, hvad der står i indkøbskontrakten. Tre elementer kan skelnes.

Levering af korrekte data

Artiklerne 38 til og med 44 i Forordning (EU) 2023/1542 beskriver, hvilken markedsaktør der bærer hvilket ansvar. Hvad der ikke står deri, er, hvordan en leverandør skal levere disse data, på hvilket sprog, i hvilket filformat eller på hvilket tidspunkt i indkøbsprocessen. For en virksomhed med 10 til 100 ansatte betyder det, at forordningen skitserer forpligtelsen, men kontrakten med leverandøren regulerer gennemførelsen. Uden denne aftale opstår den situation, at en leverandør først leverer data efter levering, efter påmindelse eller slet ikke. Hvilke data det præcist er, er beskrevet på siden om hvilke data du skal anmode din batterileverandør om.

Fuldstændighed i overensstemmelse med bilag XIII

Bilag XIII i forordningen opregner, hvilke data batteripasportet skal indeholde. Det er en lang og detaljeret liste med tekniske, kemiske og oprindelsesdata. En leverandør, der sender "specifikationerne", leverer dermed ikke automatisk alt, hvad bilag XIII kræver. For en virksomhed, der køber batterier fra en celleleverandør, er det praktisk relevant at vide på forhånd, hvilken del af denne liste, der hører til på dette trin i kæden — det er udarbejdet på siden om hvilke data du skal anmode hos din celleleverandør. Uden denne afgrænsning opstår der efterfølgende diskussion om, hvem der skulle have leveret hvilket datum.

Oprindelse og omhyggelighed

For råstoffer som kobalt, lithium og grafit gælder en omhyggelighedsforpligtelse, der kræver oprindelsesoplysninger fra kæden. For en batterileverandør er det relevant som en del af indkøbssamtalen, ikke som noget, der skal repareres efterfølgende. Hvad denne omhyggelighedsforpligtelse indebærer, er beskrevet på siden om omhyggelighhedspligten for batterier, og specifikt for de nævnte råstoffer på siden om kobolt, lithium og grafit fra højrisikoområder. En leverandør, der ikke standardmæssigt leverer disse oprindelsesdata, er for en virksomhed af begrænset størrelse vanskelig at kontakte efterfølgende — derfor er det at foretrække, at dette fastlægges i kontrakten, før første levering finder sted.

Hvor det går galt i praksis

Leverandøren leverer data, men ikke i et brugbart format. En pdf med en teknisk fiche er ikke det samme som strukturerede data, der kan behandles i et pasport. Uden aftale om format kommer dette problem først frem på det tidspunkt, hvor pasportet allerede skal samles.

Data ankommer for sent. En importør bestiller et parti batterier, levering finder sted, og pasportdataene følger "senere". Uden et tidspunkt i kontrakten, hvor datalevering er koblede til varelelevering, opstår der et gab mellem det tidspunkt, hvor produktet bringes på markedet, og det tidspunkt, hvor pasportet er fuldstændigt.

To leverandører af samme batteri leverer forskellige data. Ved indkøb via flere kanaler — for eksempel samme celtype via forskellige monteringspartier — opstår der risiko for, at pasportet afviger pr. parti, selvom det drejer sig om samme produkt. Hvad der skal gøres i denne situation, er udarbejdet på siden om hvad du gør, hvis samme batteri kommer fra forskellige leverandører.

Data fra en udenlandsk fabrik er ufuldstændige eller ikke til at verificere. Ved indkøb hos en fabrik uden for EU, for eksempel i Kina, er afstanden mellem køber og stedet, hvor data opstår, stor, og sproget og formatspørgsmålet er et tilbagevendende problem. Praktiske udgangspunkter herfor står på siden om at få de rigtige pasportdata fra en producent i Kina.

Ingen kontrollerer dataene, før de kommer i pasportet. En leverandør leverer et datasæt, og det overtages uden kontrol. Unøjagtigheder, der på denne måde kommer ind i pasportet, er sværere at rette bagefter end hvis der var indbygget et kontroltidspunkt i indkøbsproceduren.

Hvad du kan fastlægge

En liste over data, der skal leveres pr. produktkategori, baseret på bilag XIII i forordningen, indarbejdet som bilag ved indkøbskontrakten.
Et fast leveringsformat, så data ikke kommer ind som løse pdf'er eller fotos af typeskilte. Hvad der er almindeligt i den forbindelse, er beskrevet på siden om det format, hvori batteridata skal leveres.
Et leveringstidspunkt for pasportdataene, der er knyttet til leveringstidspunktet for batterierne selv, ikke til et separat, senere tidspunkt.
Et kontaktpunkt hos leverandøren, der er ansvarlig for nøjagtigheden af de leverede data, inklusiv en aftale om, hvordan rettelser gennemføres.
En bestemmelse om, hvad der sker, hvis dataene udebliver eller er ufuldstændige — hvilke skridt der skal overvejes i den forbindelse, er på siden om hvad der skal gøres, hvis leverandøren ikke leverer dataene.
En aftale om oprindelsesdata for råstoffer, specifikt for batterier, hvori kobalt, lithium eller grafit er forarbejdet.
Et kontroltrin, før data sendes videre til pasportet, med en fast procedure for at flagge afvigelser — se siden om kontrol af data for nøjagtighed.
En bestemmelse om opdateringer: hvad der sker, hvis et batteri senere bliver repareret eller ombygget, og hvem der så er ansvarlig for at opdatere pasportet. Dette vedrører det spørgsmål, der behandles på siden om opdatering af data ved batteriskift.

Disse elementer er ikke alle lige relevante i hver kontrakt — en virksomhed, der udelukkende køber fra én fast leverandør inden for EU, har et andet sæt fokuspunkter end en virksomhed, der køber gennem flere led og lande. Udgangspunktet er stadig, at hvad der ikke er fastlagt i kontrakten, overlades til tilfældet i praksis på det tidspunkt, hvor pasportet skal sammensættes.

Dette er ikke juridisk rådgivning. Denne side giver generel information om den regulering, som denne platform handler om. Vi kender ikke din situation. Hvis du er i tvivl om dit eget tilfælde, skal du konsultere en jurist eller den kompetente tilsynsmyndighed.

Skrevet med AI på baggrund af kilderne ovenfor, kontrolleret af menneske på 2026-08-22. Passer der noget ikke? Giv os besked — rettelser får prioritet.