Ako si zaistím dodávku údajov pasu v zmluve o nákupe?

Čo konkrétne musíte urobiť

Čo sa od vás očakáva

Dovozca alebo obchodný partner, ktorý spadá pod nariadenie o batériách, je na pasport závislý od údajov, ktoré vznikajú inde v reťazci: u výrobcu článkov, pri montáži batérií alebo u dodávateľa, ktorý dodáva konečný výrobok. Povinnosti vyplývajúce z nariadenia samotného ležia na účastníkoch trhu, ale to, čo sa v praxi deje, určuje to, čo je uvedené v nákupnej zmluve. Tri prvky je pri tom možné rozlíšiť.

Dodanie správnych údajov

Články 38 až 44 Nariadenia (EÚ) 2023/1542 opisujú, ktorý účastník trhu nesie akú zodpovednosť. To, čo v nich nie je, je spôsob, ako musí dodávateľ tieto údaje dodať, v akom jazyku, v akom formáte súboru alebo v akom momente nákupného procesu. Pre podnik s 10 až 100 zamestnancami to znamená, že nariadenie načrtáva povinnosť, ale zmluva s dodávateľom reguluje vykonávanie. Bez tejto dohody vzniká situácia, že dodávateľ príde s údajmi až po dodaní, po naliehaniu alebo vôbec nie. To, aké údaje to presne sú, je uvedené na stránke o aké údaje musíte požiadať od svojho dodávateľa batérií.

Úplnosť v súlade s prílohou XIII

Príloha XIII nariadenia uvedie, ktoré údaje musia byť v pasporte batérie. Ide o dlhý a podrobný zoznam s technickými, chemickými a údajmi o pôvode. Dodávateľ, ktorý pošle "špecifikácie", tým automaticky nedodá všetko, čo príloha XIII požaduje. Pre podnik, ktorý nakupuje batérie od dodávateľa článkov, je prakticky relevantné vedieť vopred, ktorá časť tohto zoznamu patrí do tejto časti reťazca — to je podrobne rozpracované na stránke o aké údaje musíte požiadať od svojho dodávateľa článkov. Bez tohto vymedzenia vznikne diskusia potom, kto ktorý údaj mal dodať.

Pôvod a povinnosť starostlivosti

Pre suroviny ako kobalt, lítium a grafit platí povinnosť starostlivosti, ktorá vyžaduje informácie o pôvode z reťazca. To je pre dovozcu batérií relevantné ako súčasť nákupného rozhovoru, nie ako niečo, čo sa dá neskôr opraviť. To, čo táto povinnosť starostlivosti zahŕňa, je opísané na stránke o povinnosti starostlivosti pre batérie, a špecificky pre uvedené suroviny na stránke o kobalt, lítium a grafit z rizikových oblastí. Dodávateľ, ktorý tieto údaje o pôvode nedodáva štandardne, je pre podnik obmedzeného rozsahu neskôr ťažko spytovať — preto je výhodné, aby sa to zapísalo do zmluvy skôr, ako dôjde k prvej dodávke.

Kde sa to v praxi pokazí

Dodávateľ dodá údaje, ale nie v použiteľnom formáte. PDF s technickým listom nie je totožný so štruktúrovanými údajmi, ktoré je možné spracovať v pasporte. Bez dohody o formáte sa tento problém objaví až v momente, keď je potrebné pasport zostaviť.

Údaje prichádzajú neskoro. Dovozca objedná partiu batérií, dodávka sa uskutoční a údaje pasportu nasledujú "neskôr". Bez okamžiku v zmluve, keď je dodávka údajov spojená s dodávkou tovaru, vzniká medzera medzi okamihom, keď sa produkt uvedie na trh, a okamihom, keď je pasport úplný.

Dvaja dodávatelia tej istej batérie dodávajú rôzne údaje. Pri nákupe cez viaceré kanály — napríklad rovnakého typu článku cez rôzne montážne dávky — vzniká riziko, že sa pasport na dávku líši, hoci ide o rovnaký produkt. To, čo je pri tom potrebné robiť, je podrobne rozpracované na stránke o čo robíte, ak tú istú batériu dostávate od rôznych dodávateľov.

Údaje z zahraničného závodu sú neúplné alebo nie je možné ich overiť. Pri nákupe zo závodu mimo EÚ, napríklad v Číne, je vzdialenosť medzi kupujúcim a miestom, kde údaje vznikajú, veľká, a otázka jazyku a formátu je opakujúci sa problém. Praktické podchody sú na stránke o získanie správnych údajov pasu od výrobcu v Číne.

Nikto nekontroluje údaje skôr, než sa stanú súčasťou pasu. Dodávateľ dodá dataset a ten sa prevezme bez kontroly. Nepresnosti, ktoré sa takto dostanú do pasu, sa dajú neskôr ťažšie opraviť, ako keby bol kontrolný bod zapracovaný do nákupného procesu.

Čo si môžete zaznamenať

• Zoznam údajov, ktoré sa majú dodať na kategóriu výrobkov, založený na prílohe XIII nariadenia, zaradený ako príloha nákupnej zmluvy.
• Pevný formát dodávky, aby údaje neprichádzali v samostatných pdf súboroch alebo fotografiách typovej tabuľky. To, čo je pritom bežné, je popísané na stránke o formáte, v ktorom sa musia dodávať údaje o batériách.
• Moment dodávky údajov pasu, ktorý je viazaný na moment dodávky samotných batérií, nie na samostatný, neskorší moment.
• Kontaktný bod u dodávateľa, ktorý zodpovedá za správnosť dodaných údajov, vrátane dohody o tom, ako sa opravy preklopujú.
• Stanovenie toho, čo sa stane, ak údaje chýbajú alebo sú neúplné — ktoré kroky sa majú zvážiť, je popísané na stránke o čo robiť, ak dodávateľ údaje nedodá.
• Dohoda o údajoch o pôvode surovín, konkrétne pre batérie, v ktorých je spracovaný kobalt, lítium alebo grafit.
• Kontrolný krok predtým, než sa údaje preslúžia do pasu, s pevným postupom na hlásenie odchýlok — pozri stránku o kontrole údajov na správnosť.
• Stanovenie o aktualizáciách: čo sa stane, ak sa batéria neskôr opraví alebo prestaví, a kto je potom zodpovedný za aktualizáciu pasu. To sa dotýka otázky, ktorá sa rieši na stránke o aktualizácii údajov pri výmene batérie.

Tieto prvky nie sú všetky v každej zmluve rovnako relevantné — firma, ktorá nakupuje výlučne od jedného pevného dodávateľa v EU, má iný súbor bodov pozornosti ako firma, ktorá nakupuje prostredníctvom viacerých článkov a krajín. Východiskom zostáva, že to, čo nie je v zmluve stanovené, sa v praxi ponecháva náhode v okamihu, keď sa má pas zostaviť.