Cum consemnez furnizarea datelor pasaportului în contractul meu de achiziție?

Documentați ce, când și în ce formă se livrează

Livrarea datelor pașaportului trebuie să figureze ca o angajament separat și concret în contractul de achiziție: ce date livrează furnizorul, în ce format, în ce moment al procesului și cine este responsabil dacă lipsesc sau se dovedesc incorecte. Un pașaport pentru baterie se constituie din date care trebuie să provină de undeva din lanț — adesea de la producător, dar importatorul sau cumpărătorul este cel care trebuie să lucrez mai departe cu acestea în lanț. Dacă în contractul de achiziție nu se specifică nimic cu privire la aceste date, apare riscul ca o parte să se găsească fără intrările corecte în momentul în care pașaportul trebuie să fie întocmit sau actualizat.

Pentru care achiziții este relevant și pentru care nu

Acest lucru este relevant pentru contractele de achiziție prin care se achiziționează baterii care se încadrează în Regulamentul (UE) 2023/1542: baterii pentru vehicule electrice, baterii pentru vehicule cu motor cu o viteză maximă de 25 km/h, cum ar fi bicicletele electrice și scooterele, și baterii industriale de peste 2 kWh. Se referă la contracte cu producători, importatori sau distribuitori care livrează aceste baterii unei părți care le aduce pe piață sau le prelucrează într-un produs final. Nu este relevant pentru achiziția de baterii care nu se încadrează în domeniul de aplicare și nici pentru piesele izolate care nu constituie o baterie independentă. Pentru revânzarea pur internă fără modificarea bateriei, angajamentul poate fi mai simplu decât în cazul importului, deoarece importatorul este de obicei prima parte responsabilă de punerea pe piață.

Ce se poate face acum și ce trebuie să se aplice din 18 februarie 2027

Obligația de a ține un pașaport digital pentru baterie va intra în vigoare din 18 februarie 2027. Până la acea dată, nu există obligație legală de a ține un pașaport, dar aceasta nu înseamnă că nu se întâmplă nimic în relația de achiziție până atunci. Datele care trebuie să figureze în pașaport — așa cum se prevede în anexa XIII a regulamentului — sunt deja documentate, colectate sau produse de producători, iar fluxul acestor date circulă prin lanțul de aprovizionare. Contractele încheiate sau reînnoite acum funcționează în multe cazuri până după data de intrare în vigoare. Un angajament privind livrarea datelor care se include acum în contract previne necesitatea reglementării acestuia separat chiar înainte de februarie 2027, cu mai puțin spațiu de negociere deoarece termenul limită este deja apropiat.

Cum se construiește aceasta în practică

O primă etapă este verificarea ce date din anexa XIII a regulamentului trebuie să provin de la propriul furnizor și ce date sunt deja prezente în alte locuri din lanț — un importator nu deține toate informațiile singur, ci depinde parțial de ceea ce furnizează producătorul. O a doua etapă este denumirea acestor date în contract, nu ca o trimitere vagă la "obligații legale", ci ca angajament concret de livrare: ce categorii de date, în ce format de fișier și în ce moment (la livrarea bateriei, la modificarea datelor sau periodic). O a treia etapă este documentarea cine este responsabil de exactitatea datelor livrate și ce se întâmplă dacă datele trebuie să fie ajustate mai târziu — un pașaport pentru baterie nu este o fotografie din anumit moment, ci ceva care trebuie să rămână actual pe durata vieții bateriei. O a patra etapă este un angajament privind perioada de păstrare și transferul datelor atunci când furnizorul se schimbă, astfel încât continuitatea pașaportului să nu depindă de o singură parte care la un moment dat încetează să furnizeze. O a cincea etapă, de natură practică, este conectarea la o parte care constituie și găzduiește pașaporturile, astfel încât datele din contractul de achiziție să fie livrate direct într-un format utilizabil, în loc să fie convertite doar ulterior.

Pe baza căruia se bazează: articolele 38 până la 44 și anexa XIII

Obligațiile producătorilor, importatorilor și altor operatori pe piață privind pasaportul bateriei sunt stabilite în articolele 38 până la 44 din Regulamentul (UE) 2023/1542 (regulamentul privind bateriile). Din acestea rezultă care parte din lanț este responsabilă pentru care parte a furnizării de informații. Ce date concrete trebuie incluse în pasaport este stabilit în anexa XIII a aceluiași regulament. Aceste două locuri de referință determină împreună ceea ce trebuie furnizat efectiv și de cine — și, prin urmare, și ceea ce poate fi stabilit într-un contract de achiziție ca obligație de livrare, astfel încât acordul contractual să se alinieze cu distribuția legală a responsabilităților.

Ce se va face acum

Un bun punct de plecare este să puneți contractul de achiziție curent alături de anexa XIII și să verificați ce date sunt deja furnizate din acesta și care lipsesc, și apoi să includeți acele date lipsă ca o obligație de livrare concretă la următoarea discuție de contract cu furnizorul. Pentru traducerea acelor date într-un pasaport funcțional, găzduit cu purtător de date QR, batpas.eu poate fi implicat.

Pe ce se bazează aceasta

Verorderea în sine se găsește pe EUR-Lex. Facem referință la fiecare afirmație; nu trebuie să ne credeți.

Ce trebuie să faceți concret

Ce se așteaptă de la dumneavoastră

Un importator sau comerciant care intră sub incidența Regulamentului privind bateriile este dependent de datele necesare pentru pasaport de informații care se creează în altă parte a lanțului: la producătorul de celule, asamblarea bateriei sau furnizorul care livrează produsul final. Obligațiile din regulament însuși se referă la actorii pieței, dar ceea ce se întâmplă în practică este determinat de ceea ce este scris în contractul de achiziție. Trei elemente pot fi distinse în acest context.

Furnizarea datelor corecte

Articolele 38 până la 44 din Regulamentul (UE) 2023/1542 descriu ce responsabilitate poartă fiecare actor al pieței. Ceea ce nu este descris acolo este cum trebuie să furnizeze un furnizor acele date, în ce limbă, în ce format de fișier sau la ce moment în procesul de achiziție. Pentru o companie cu 10 la 100 de angajați, aceasta înseamnă că regulamentul descrie obligația, dar contractul cu furnizorul reglementează execuția. Fără această înțelegere, apare situația în care un furnizor vine cu datele abia după livrare, după insistență, sau deloc. Exact ce date sunt acestea este descris pe pagina despre ce date trebuie să cereți furnizorului dvs. de baterii.

Completitudinea în conformitate cu Anexa XIII

Anexa XIII a regulamentului enumeră ce date trebuie să apară în pasaportul bateriei. Aceasta este o listă lungă și detaliată, cu date tehnice, chimice și de origine. Un furnizor care trimite "specificațiile", nu furnizează automat tot ceea ce cere Anexa XIII. Pentru o companie care achiziționează baterii de la un furnizor de celule, este practic relevant să știe din timp ce parte a acestei liste aparține acestei verigi în lanț — aceasta este detaliată pe pagina despre ce date trebuie să cereți furnizorului dvs. de celule. Fără această delimitare, apare o dispută ulterioară despre cine ar trebui să fi furnizat ce date.

Origine și obligația de diligență

Pentru materii prime cum ar fi cobaltul, litiul și grafitul se aplică o obligație de diligență care cere informații despre origine din lanț. Pentru un importator de baterii, aceasta este relevanță ca parte a negocierilor de achiziție, nu ca ceva care trebuie remediat ulterior. Ce înseamnă această obligație de diligență este descris pe pagina despre obligația de diligență cuvenită pentru baterii, și în mod specific pentru materiile prime menționate pe pagina despre cobalt, litiu și grafit din zone de risc. Un furnizor care nu furnizează în mod standard aceste date de origine este dificil de consultat ulterior pentru o companie de dimensiuni mici — de aceea este preferabil ca aceasta să fie stabilită în contract înainte de prima livrare.

Unde se greșește în practică

Furnizorul furnizează date, dar nu într-un format utilizabil. Un pdf cu o fișă tehnică nu este același lucru cu date structurate care pot fi procesate într-un pasaport. Fără o înțelegere despre format, această problemă apare doar atunci când pasaportul trebuie deja asamblat.

Datele vin prea târziu. Un importator comandă un lot de baterii, livrarea are loc, și datele pasaportului urmează "mai târziu". Fără un moment în contract în care furnizarea datelor este legată de livrarea mărfurilor, apare o lacună între momentul în care produsul este pus pe piață și momentul în care pasaportul este complet.

Doi furnizori ai aceleiași baterii furnizează date diferite. La achiziția prin mai multe canale — de exemplu, același tip de celulă prin diferite partide de asamblare — apare riscul ca pasaportul să difere per lot, în timp ce este vorba despre același produs. Ce trebuie făcut în acest caz este detaliat pe pagina despre ce faceți dacă aceeași baterie provine de la diferiți furnizori.

Datele de la o fabrică străină sunt incomplete sau nu pot fi verificate. La achiziția de la o fabrică din afara UE, de exemplu din China, distanța dintre cumpărător și locul unde se creează datele este mare, iar problema limbii și formatului este o problemă recurentă. Puncte practice de contact pentru aceasta sunt pe pagina despre obținerea datelor corecte ale pasaportului de la un producător din China.

Nimeni nu verifică datele înainte ca acestea să fie incluse în pasaport. Un furnizor livrează un set de date, iar acesta este preluat fără verificare. Inexactitățile care intră astfel în pasaport sunt mai greu de remediat ulterior decât dacă ar exista un moment de control încorporat în procedura de achiziție.

Ce puteți documenta

O listă a datelor de livrat pe categorie de produs, bazată pe anexa XIII a verordoning, inclusă ca anexă la contractul de achiziție.
Un format fix de livrare, astfel încât datele să nu sosească în pdf-uri separate sau fotografii ale plăcuțelor de identificare. Ceea ce este obișnuit în acest sens este descris pe pagina despre formatul în care trebuie livrate datele bateriei.
Un moment de livrare a datelor pasaportului care este legat de momentul livrării bateriilor în sine, nu de un moment separat și mai târziu.
Un punct de contact la furnizor responsabil pentru exactitatea datelor livrate, inclusiv un acord asupra modului în care se efectuează corecțiile.
O dispoziție privind ceea ce se întâmplă dacă datele lipsesc sau sunt incomplete — ce măsuri trebuie luate în considerare în acest sens, este descris pe pagina despre ce trebuie făcut dacă furnizorul nu furnizează datele.
Un acord privind datele de proveniență a materiilor prime, specific pentru bateriile în care sunt incorporate cobalt, litiu sau grafit.
Un pas de verificare înainte ca datele să fie transmise pasaportului, cu o procedură fixă pentru semnalarea abaterilor — a se vedea pagina despre verificarea datelor pentru exactitate.
O dispoziție privind actualizările: ceea ce se întâmplă dacă o baterie este reparată sau reconstruită ulterior, și cine este atunci responsabil pentru actualizarea pasaportului. Aceasta se referă la întrebarea care este tratată pe pagina despre actualizarea datelor atunci când se schimbă o baterie.

Aceste elemente nu sunt la fel de relevante în fiecare contract — o companie care achiziționează exclusiv de la un furnizor fix din UE are o serie diferită de puncte de atenție decât o companie care achiziționează prin mai multe lanțuri și țări. Principiul rămâne că ceea ce nu este stabilit în contract este lăsat la întâmplare în practică în momentul în care pasaportul trebuie asamblat.

Aceasta nu este sfat juridic. Această pagină oferă informații generale despre reglementarea la care se referă platforma aceasta. Nu cunoaștem situația dvs. Dacă aveți îndoieli cu privire la cazul dvs., consultați un jurist sau autoritatea de supraveghere competentă.

Scris cu AI pe baza surselor de mai sus, verificat de om pe 2026-08-22. Ceva nu este în regulă? Anunțați-ne — corecțiile primesc prioritate.