Comment formaliser la fourniture de données de passeport dans mon contrat d'achat ?

Documenter ce qui, quand et sous quelle forme est livré

La livraison des données du passeport doit figurer comme un accord distinct et concret dans le contrat d'achat : quelles données le fournisseur livre, dans quel format, à quel moment du processus, et qui est responsable si des données manquent ou s'avèrent inexactes. Un passeport de batterie est constitué de données qui doivent provenir de quelque part dans la chaîne — souvent du fabricant, mais c'est l'importateur ou l'acheteur qui doit les utiliser plus loin dans la chaîne. Si rien concernant ces données n'est documenté dans le contrat d'achat, il existe un risque qu'une partie se retrouve sans les bonnes données au moment où le passeport doit être établi ou mis à jour.

Pour quel achat cela est pertinent, et pour quel achat cela ne l'est pas

Ceci est pertinent pour les contrats d'achat dans lesquels des batteries relevant du règlement sur les batteries sont achetées : les batteries pour véhicules électriques, les batteries pour véhicules légers comme les vélos électriques et les trottinettes, et les batteries industrielles d'une puissance supérieure à 2 kWh. Il s'agit alors de contrats avec des fabricants, importateurs ou intermédiaires qui livrent ces batteries à une partie qui les met en marché ou les traite dans un produit fini. Cela n'est pas pertinent pour l'achat de batteries qui ne relèvent pas du champ d'application, ni pour les pièces détachées qui ne constituent pas une batterie autonome. Pour une revente purement nationale sans modification de la batterie, l'accord peut être plus simple que lors d'une importation, car l'importateur est généralement la partie qui est d'abord responsable de la mise en marché.

Ce qui est possible dès maintenant, et ce qui doit s'appliquer à partir du 18 février 2027

L'obligation de tenir un passeport de batterie numérique entrera en vigueur à partir du 18 février 2027. Jusqu'à cette date, il n'y a pas d'obligation légale de tenir un passeport, mais cela ne signifie pas qu'il n'y a rien à faire dans la relation d'achat jusqu'à ce moment. Les données qui doivent figurer dans le passeport — telles que énumérées à l'annexe XIII du règlement — sont déjà documentées, collectées ou produites par les fabricants, et ce flux de données circule dans la chaîne d'approvisionnement. Les contrats conclus ou renouvelés maintenant s'étendent dans de nombreux cas au-delà de la date d'entrée en vigueur. Un accord sur la fourniture de données qui est inclus dans le contrat maintenant évite que cet accord doive être arrangé séparément juste avant février 2027, avec moins de marge de négociation car l'échéance sera alors proche.

Comment cela est construit en pratique

Une première étape consiste à vérifier quelles données de l'annexe XIII du règlement doivent provenir de son propre fournisseur et lesquelles sont déjà présentes ailleurs dans la chaîne — un importateur ne dispose pas de toutes les informations lui-même, mais dépend en partie de ce que fournit le fabricant. Une deuxième étape consiste à nommer ces données dans le contrat, non pas comme une vague référence à des « obligations légales » mais comme une obligation de livraison concrète : quelles catégories de données, dans quel format de fichier, et à quel moment (à la livraison de la batterie, en cas de modification des données, ou périodiquement). Une troisième étape consiste à documenter qui est responsable de l'exactitude des données fournies, et ce qui se passe si les données doivent être modifiées ultérieurement — un passeport de batterie n'est pas une photographie instantanée mais quelque chose qui doit rester à jour pendant la durée de vie de la batterie. Une quatrième étape consiste à convenir d'une période de conservation et d'une transmission des données en cas de changement de fournisseur, afin que la continuité du passeport ne dépende pas d'une seule partie qui cesse de livrer à un moment donné. Une cinquième étape, pratique, consiste à s'associer à une partie qui assemble et héberge les passeports, afin que les données du contrat d'achat soient livrées directement dans un format utilisable plutôt que d'être converties après coup.

Sur la base de : articles 38 à 44 et annexe XIII

Les obligations des fabricants, des importateurs et des autres acteurs du marché concernant le passeport pour batterie sont énoncées aux articles 38 à 44 du Règlement (UE) 2023/1542 (Règlement sur les batteries). Il en découle quelle partie de la chaîne est responsable de quelle partie de la fourniture d'informations. Les données concrètes qui doivent être incluses dans le passeport sont énumérées à l'annexe XIII du même Règlement. Ces deux sources ensemble déterminent ce qui doit effectivement être livré et par qui — et donc aussi ce qui peut être consigné dans un contrat d'achat comme obligation de livraison, afin que l'accord contractuel soit aligné sur la répartition légale des responsabilités.

Que faire maintenant

Un bon point de départ consiste à placer le contrat d'achat actuel à côté de l'annexe XIII et à vérifier quelles données en sont déjà livrées et lesquelles manquent encore, puis à intégrer ces données manquantes comme obligation de livraison concrète lors de la prochaine discussion contractuelle avec le fournisseur. Pour la conversion de ces données en un passeport fonctionnel et hébergé avec un support de données QR, batpas.eu peut être mis à contribution.

Sur la base de quoi

Le règlement lui-même se trouve sur EUR-Lex. Nous faisons référence pour chaque affirmation ; vous n'avez pas besoin de nous croire.

Ce que vous devez concrètement faire

Ce qu'on attend de vous

Un importateur ou un négociant relevant du règlement sur les batteries dépend, pour le passeport, de données qui se forment ailleurs dans la chaîne : chez le fabricant de cellules, l'assemblage de batteries ou le fournisseur qui livre le produit final. Les obligations découlant du règlement lui-même incombent aux acteurs du marché, mais ce qui se passe en pratique est déterminé par ce qui est stipulé dans le contrat d'achat. Trois éléments sont à distinguer à ce sujet.

Fourniture des données correctes

Les articles 38 à 44 du règlement (UE) 2023/1542 décrivent quelle responsabilité incombe à chaque acteur du marché. Ce qui ne s'y trouve pas, c'est comment un fournisseur doit livrer ces données, dans quelle langue, dans quel format de fichier ou à quel moment du processus d'achat. Pour une entreprise de 10 à 100 salariés, cela signifie que le règlement énonce l'obligation, mais le contrat avec le fournisseur régit l'exécution. Sans cet accord, il y a un risque qu'un fournisseur ne livre les données qu'après la livraison, sur demande insistante, ou pas du tout. Ces données exactes sont décrites sur la page concernant les données que vous devez demander à votre fournisseur de batteries.

Complétude conforme à l'annexe XIII

L'annexe XIII du règlement énumère les données qui doivent figurer dans le passeport de batterie. Il s'agit d'une liste longue et détaillée, comprenant des données techniques, chimiques et d'origine. Un fournisseur qui envoie « les spécifications » ne fournit pas automatiquement tout ce que l'annexe XIII exige. Pour une entreprise qui achète des batteries auprès d'un fournisseur de cellules, il est pertinent en pratique de savoir à l'avance quelle partie de cette liste appartient à ce maillon de la chaîne — cela est détaillé sur la page concernant les données que vous devez demander à votre fournisseur de cellules. Sans cette délimitation, il y a une discussion ultérieure sur qui aurait dû fournir quelle donnée.

Origine et obligation de diligence raisonnable

Pour les matières premières comme le cobalt, le lithium et le graphite, il existe une obligation de diligence raisonnable qui exige une information d'origine dans la chaîne. Pour un importateur de batteries, cela revient à en discuter lors des négociations commerciales, et non à régler cela ultérieurement. Ce que cette obligation de diligence raisonnable implique est décrit sur la page concernant le devoir de vigilance pour les batteries, et spécifiquement pour les matières premières mentionnées sur la page concernant le cobalt, le lithium et le graphite provenant de zones à risque. Un fournisseur qui ne fournit pas ces données d'origine en standard est difficile à interroger ultérieurement pour une entreprise de taille limitée — c'est pourquoi il est préférable que cela soit stipulé dans le contrat avant la première livraison.

Où les problèmes surviennent en pratique

Le fournisseur fournit des données, mais pas dans un format utilisable. Un PDF contenant une fiche technique n'est pas la même chose que des données structurées pouvant être traitées dans un passeport. Sans accord sur le format, ce problème ne devient apparent que lorsque le passeport doit déjà être assemblé.

Les données arrivent trop tard. Un importateur commande un lot de batteries, la livraison a lieu, et les données du passeport suivent « plus tard ». Sans un moment dans le contrat où la livraison des données est liée à la livraison des marchandises, il y a un décalage entre le moment où le produit est mis sur le marché et le moment où le passeport est complet.

Deux fournisseurs de la même batterie livrent des données différentes. En cas d'achat via plusieurs canaux — par exemple le même type de cellule via différents lots d'assemblage — il y a un risque que le passeport diffère par lot, alors qu'il s'agit du même produit. Ce qu'il convient de faire à ce sujet est détaillé sur la page concernant ce que vous faites si la même batterie provient de différents fournisseurs.

Les données d'une usine étrangère sont incomplètes ou non vérifiables. En cas d'achat auprès d'une usine en dehors de l'UE, par exemple en Chine, la distance entre l'acheteur et le lieu où les données sont générées est grande, et la question de la langue et du format est un problème récurrent. Des points d'ancrage pratiques pour cela sont disponibles sur la page concernant l'obtention des données de passeport correctes d'un fabricant en Chine.

Personne ne vérifie les données avant qu'elles ne soient entrées dans le passeport. Un fournisseur fournit un ensemble de données, qui est repris sans vérification. Les inexactitudes qui pénètrent ainsi dans le passeport sont plus difficiles à corriger après coup que si un point de contrôle était intégré à la procédure d'achat.

Ce que vous pouvez documenter

Une liste des données à fournir par catégorie de produit, basée sur l'annexe XIII du règlement, jointe en annexe au contrat d'achat.
Un format de livraison fixe, afin que les données n'arrivent pas sous forme de fichiers PDF séparés ou de photos de plaques signalétiques. Ce qui est habituel à cet égard est décrit sur la page consacrée à le format dans lequel les données relatives aux batteries doivent être fournies.
Un moment de livraison des données du passeport qui coïncide avec le moment de livraison des batteries elles-mêmes, et non avec un moment séparé et ultérieur.
Un point de contact chez le fournisseur responsable de l'exactitude des données fournies, y compris un accord sur la manière dont les corrections sont communiquées.
Une disposition sur ce qui se passe si les données manquent ou sont incomplètes — les étapes à envisager à cet égard sont énumérées sur la page consacrée à que faire si le fournisseur ne fournit pas les données.
Un accord sur les données d'origine des matières premières, spécifiquement pour les batteries contenant du cobalt, du lithium ou du graphite.
Une étape de vérification avant que les données ne soient transmises au passeport, avec une procédure fixe pour signaler les écarts — voir la page consacrée à la vérification de l'exactitude des données.
Une disposition concernant les mises à jour : ce qui se passe si une batterie est réparée ou reconfigurée ultérieurement, et qui est alors responsable de la mise à jour du passeport. Cela soulève la question traitée sur la page consacrée à la mise à jour des données lors d'un remplacement de batterie.

Ces éléments ne sont pas tous également pertinents dans chaque contrat — une entreprise qui ne s'approvisionne auprès que d'un seul fournisseur fixe au sein de l'UE a un ensemble de points d'attention différent d'une entreprise qui s'approvisionne par plusieurs chaînes et pays. Le principe de base reste que ce qui n'est pas défini dans le contrat est livré au hasard dans la pratique au moment où le passeport doit être établi.

Ceci n'est pas un avis juridique. Cette page fournit des informations générales sur la réglementation sur laquelle porte cette plateforme. Nous ne connaissons pas votre situation. En cas de doute concernant votre propre cas, consultez un avocat ou l'autorité de surveillance compétente.

Écrit avec l'IA sur la base des sources ci-dessus, contrôlé par une personne le 2026-08-22. Y a-t-il quelque chose qui ne va pas ? Faites-le nous savoir — les corrections sont prioritaires.