Jak ustalę dostarczenie danych paszportu w mojej umowie zakupu?

Ustalić co, kiedy i w jakiej formie jest dostarczane

Dostarczenie danych paszportu powinno stanowić osobną, konkretną umowę w umowie zakupu: które dane dostawca dostarcza, w jakim formacie, w jakim momencie procesu i kto jest odpowiedzialny, jeśli dane są brakujące lub okazują się być nieprawidłowe. Paszport baterii jest opracowywany na podstawie danych, które muszą pochodzić z gdzieś w łańcuchu — często od producenta, ale importer lub nabywca to ten, który musi kontynuować pracę z nimi dalej w łańcuchu. Jeśli umowa zakupu nie zawiera postanowień dotyczących tych danych, istnieje ryzyko, że jedna ze stron będzie mieć brakujące prawidłowe dane w momencie, gdy paszport musi być opracowany lub zaktualizowany.

Dla której inkopu jest to istotne i dla której nie

Jest to istotne dla umów zakupu, w których baterie podlegające rozporządzeniu o bateriach są zakupywane: baterie pojazdów elektrycznych, baterie do lekkich pojazdów, takich jak rowery elektryczne i hulajnogi, oraz baterie przemysłowe powyżej 2 kWh. Chodzi wówczas o umowy z producentami, importerami lub pośrednikami handlowymi dostarczającymi te baterie stronie, która wprowadza je dalej na rynek lub przetwarza je w produkt końcowy. Nie dotyczy to zakupu baterii, które nie wchodzą w zakres zastosowania, ani również luźnych części, które nie stanowią samodzielnej baterii. W przypadku czystej sprzedaży krajowej bez modyfikacji baterii umowa może być prostsza niż w przypadku importu, ponieważ importer jest zazwyczaj stroną, która jako pierwsza jest odpowiedzialna za wprowadzenie na rynek.

Co jest już możliwe i co musi obowiązywać od 18 lutego 2027 r.

Obowiązek prowadzenia cyfrowego paszportu baterii zaczyna obowiązywać od 18 lutego 2027 r. Do tej daty nie ma ustawowego obowiązku prowadzenia paszportu, ale to nie oznacza, że do tego czasu nie ma nic do zrobienia w relacji zakupowej. Dane, które mają być zawarte w paszporcie — takie jak wymienione w załączniku XIII rozporządzenia — są już teraz ustalane, gromadzone lub produkowane przez producentów, a przepływ danych odbywa się poprzez łańcuch zakupowy. Umowy zawierane lub przedłużane teraz w wielu przypadkach obowiązują aż do daty wejścia w życie. Umowa dotycząca dostarczania danych, która jest teraz zawarta w umowie, zapobiega konieczności oddzielnego uregulowania tej umowy tuż przed lutym 2027 r., z mniejszą swobodą negocjacyjną, ponieważ termin jest już bliski.

Jak to jest budowane w praktyce

Pierwszym krokiem jest określenie, które dane z załącznika XIII rozporządzenia mają pochodzić od własnego dostawcy i które są już dostępne gdzie indziej w łańcuchu — importer nie posiada wszystkich informacji sam, ale jest częściowo zależny od tego, co dostarcza producent. Drugi krok to wymienienie tych danych w umowie, nie jako niejasne odniesienie do "obowiązków prawnych", ale jako konkretny obowiązek dostarczania: które kategorie danych, w jakim formacie pliku i w jakim momencie (przy dostarczeniu baterii, przy zmianie danych, czy okresowo). Trzecim krokiem jest ustalenie, kto jest odpowiedzialny za dokładność dostarczonych danych i co się dzieje, jeśli dane muszą być później zmienione — paszport baterii to nie migawka, ale coś, co musi być aktualne przez cały okres użytkowania baterii. Czwartym krokiem jest umowa dotycząca okresu przechowywania i przesyłania danych w przypadku zmiany dostawcy, aby ciągłość paszportu nie zależała od jednej strony, która w pewnym momencie przestanie dostarczać. Piątym, praktycznym krokiem jest nawiązanie współpracy ze stroną, która zestawia i hostuje paszporty, aby dane z umowy zakupu były dostarczane bezpośrednio w użytecznym formacie, zamiast być konwertowane dopiero później.

Na czym to jest oparte: artykuły 38 do 44 i załącznik XIII

Obowiązki producentów, importerów i innych uczestników rynku dotyczące paszportu baterii określone są w artykułach 38 do 44 rozporządzenia (UE) 2023/1542 (rozporządzenie w sprawie baterii). Z tego wynika, która strona łańcucha jest odpowiedzialna za którą część dostarczania informacji. Jakie dane muszą być konkretnie zawarte w paszporcie, określone są w załączniku XIII tego samego rozporządzenia. Te dwie lokalizacje razem określają, co faktycznie musi być dostarczone i przez kogo — a zatem także, co można ustalić w umowie zakupu jako obowiązek dostawy, aby ustalenie umowne było zgodne z ustawowym podziałem odpowiedzialności.

Co teraz zrobić

Dobrym punktem wyjścia jest zestawienie obecnej umowy zakupu z załącznikiem XIII i sprawdzenie, które dane są już z niej dostarczane, a które jeszcze brakuje, a następnie włączenie tych brakujących danych jako konkretnego obowiązku dostawy przy następnej rozmowie dotyczącej umowy z dostawcą. Do przetłumaczenia tych danych na funkcjonujący, hostowany paszport z nośnikiem danych QR można włączyć batpas.eu.

Na czym to opiera się

Rozporządzenie znajduje się w EUR-Lex. Powołujemy się na każde stwierdzenie; nie musicie nam wierzyć.

Co konkretnie musisz zrobić

Czego się od Ciebie oczekuje

Importer lub handlowiec objęty rozporządzeniem w sprawie baterii zależy w kwestii paszportu od danych, które powstają gdzie indziej w łańcuchu: u producenta ogniw, przy montażu akumulatora lub u dostawcy dostarczającego produkt końcowy. Obowiązki wynikające z samego rozporządzenia spoczywają na uczestnikach rynku, ale to, co się dzieje w praktyce, zależy od tego, co jest zawarte w umowie zakupu. Można tu wyróżnić trzy elementy.

Dostarczone prawidłowe dane

Artykuły 38 do 44 rozporządzenia (UE) 2023/1542 opisują, jaki uczestnik rynku ponosi jaką odpowiedzialność. To, co w nich nie zostało określone, to sposób, w jaki dostawca musi dostarczyć te dane, w jakim języku, w jakim formacie pliku lub w którym momencie procesu zakupu. Dla firmy zatrudniającej od 10 do 100 pracowników oznacza to, że rozporządzenie określa obowiązek, ale umowa z dostawcą reguluje wykonanie. Bez takiej umowy powstaje sytuacja, w której dostawca dostarcza dane dopiero po dostarczeniu, po nacisku lub wcale. Które dokładnie dane to są, opisane na stronie dotyczącej jakie dane musisz poprosić od swojego dostawcy baterii.

Kompletność zgodnie z załącznikiem XIII

Załącznik XIII do rozporządzenia wymienia, jakie dane muszą znajdować się w paszporcie baterii. To długa i szczegółowa lista, zawierająca dane techniczne, chemiczne i pochodzenia. Dostawca wysyłający "specyfikacje" nie dostarcza w ten sposób automatycznie wszystkiego, o co prosi załącznik XIII. Dla firmy kupującej baterie od dostawcy ogniw jest praktycznie istotne wcześniejsze poznanie, która część tej listy należy do tego ogniwa w łańcuchu — jest to opracowane na stronie dotyczącej jakie dane musisz poprosić od swojego dostawcy ogniw. Bez takiego podziału powstaje dyskusja po fakcie o tym, kto powinien był dostarczyć które dane.

Pochodzenie i obowiązek staranności

W przypadku surowców takich jak kobalt, lit i grafit obowiązek staranności wymaga informacji o pochodzeniu z łańcucha. Dla importera baterii jest to istotne jako część rozmowy zakupowej, a nie jako coś, co można naprawić później. Co obejmuje ten obowiązek staranności, opisane na stronie dotyczącej obowiązku staranności wobec baterii, i konkretnie dla wymienionych surowców na stronie dotyczącej kobalcie, licie i graficie z obszarów zagrożenia. Dostawca, który nie dostarcza tych danych dotyczących pochodzenia na stałe, utrudnia małemu przedsiębiorstwu późniejsze zapytanie — dlatego lepiej jest to ustalić w umowie przed pierwszą dostawą.

Gdzie w praktyce coś idzie nie tak

Dostawca dostarcza dane, ale nie w użytecznym formacie. Plik PDF z kartą informacyjną nie jest tym samym, co dane strukturyzowane, które można przetwarzać w paszporcie. Bez porozumienia w sprawie formatu problem ujawnia się dopiero w momencie, gdy pasaport musi być już złożony.

Dane przychodzą za późno. Importer zamawia partię baterii, dostawa ma miejsce, a dane paszportu następują "później". Bez okresu w umowie, w którym dostawa danych jest powiązana z dostawą towarów, pojawia się luka między momentem wprowadzenia produktu do obrotu a momentem, w którym paszport jest kompletny.

Dwaj dostawcy tej samej baterii dostarczają różne dane. W przypadku zakupu za pośrednictwem wielu kanałów — na przykład tego samego typu ogniwa za pośrednictwem różnych partii montażu — istnieje ryzyko, że paszport różni się w zależności od partii, podczas gdy chodzi o ten sam produkt. Co w tym przypadku należy zrobić, zostało wyjaśnione na stronie dotyczącej co robić, jeśli ta sama bateria pochodzi od różnych dostawców.

Dane z zagranicznej fabryki są niekompletne lub nie można ich zweryfikować. W przypadku zakupu u producenta spoza UE, na przykład w Chinach, odległość między kupującym a miejscem pochodzenia danych jest duża, a kwestia języka i formatu jest stałym problemem. Praktyczne punkty wyjścia dla tego zagadnienia znajdują się na stronie dotyczącej otrzymanie prawidłowych danych paszportu od producenta w Chinach.

Nikt nie weryfikuje danych przed umieszczeniem ich w paszporcie. Dostawca dostarcza zestaw danych, który zostaje przejęty bez kontroli. Błędy, które w ten sposób trafią do paszportu, są trudniejsze do naprawienia z czasem niż wtedy, gdy w procedurze zakupów wbudowany jest moment kontroli.

Co można udokumentować

Lista danych do dostarczenia dla każdej kategorii produktu, oparta na załączniku XIII rozporządzenia, załączona do umowy zakupu.
Ustalony format dostarczania, aby dane nie trafiały w postaci luźnych plików PDF lub zdjęć tablic znamionowych. Co w tej kwestii jest standardem, opisane jest na stronie dotyczącej formatu, w jakim dane dotyczące akumulatorów muszą być dostarczone.
Moment dostarczenia danych paszportu powiązany z momentem dostarczenia samych akumulatorów, a nie z oddzielnym, późniejszym momentem.
Punkt kontaktowy u dostawcy odpowiedzialny za poprawność dostarczonych danych, wraz z ustaleniem dotyczącym sposobu wprowadzania korekt.
Przepis dotyczący tego, co się stanie, jeśli dane nie zostaną dostarczone lub będą niekompletne — jakie kroki należy wziąć pod uwagę, opisane są na stronie dotyczącej co zrobić, jeśli dostawca nie dostarcza danych.
Ustalenie dotyczące danych o pochodzeniu surowców, w szczególności dla akumulatorów zawierających kobalt, lit lub grafit.
Etap weryfikacji przed przekazaniem danych do paszportu, ze stałą procedurą sygnalizowania rozbieżności — patrz strona dotycząca weryfikacji danych pod kątem poprawności.
Przepis dotyczący aktualizacji: co się stanie, jeśli akumulator zostanie później naprawiony lub przebudowany, i kto będzie odpowiedzialny za aktualizację paszportu. Dotyczy to kwestii poruszanej na stronie dotyczącej aktualizowaniu danych przy wymianie baterii.

Te elementy nie są jednakowo istotne dla każdej umowy — przedsiębiorstwo, które kupuje wyłącznie od jednego stałego dostawcy w UE, zwraca uwagę na inny zestaw zagadnień niż przedsiębiorstwo kupujące za pośrednictwem wielu pośredników i krajów. Głównym założeniem pozostaje to, że to, co nie jest określone w umowie, w praktyce jest pozostawiane przypadkowi w momencie, gdy paszport musi zostać złożony.

Nie jest to porada prawna. Ta strona zawiera ogólne informacje o przepisach, z którymi wiąże się ta platforma. Nie znamy Waszej sytuacji. W razie wątpliwości dotyczących Waszej sprawy skonsultujcie się z prawnikiem lub właściwym organem nadzoru.

Napisane przy pomocy AI na podstawie powyższych źródeł, sprawdzone przez człowieka dnia 2026-08-22. Coś jest nie tak? Dajcie nam znać — poprawki mają priorytet.