Wie dokumentiere ich die Lieferung von Passportdaten in meinem Einkaufsvertrag?

Festlegen, was, wann und in welcher Form geliefert wird

Die Lieferung von Passdaten sollte als separate, konkrete Vereinbarung im Kaufvertrag festgehalten werden: welche Daten der Lieferant bereitstellt, in welchem Format, zu welchem Zeitpunkt im Prozess, und wer verantwortlich ist, wenn Daten fehlen oder sich als fehlerhaft erweisen. Ein Batteriepass wird aus Daten zusammengestellt, die irgendwo in der Kette herkommen müssen — oft vom Hersteller, aber der Importeur oder Käufer ist derjenige, der damit später in der Kette arbeiten muss. Wenn im Kaufvertrag nichts über diese Daten festgehalten wird, entsteht das Risiko, dass eine Partei ohne die richtigen Eingaben dasteht, wenn der Pass erstellt oder aktualisiert werden soll.

Für welche Beschaffung dies relevant ist und für welche nicht

Dies ist relevant für Kaufverträge, in denen Batterien beschafft werden, die unter die Batterieverordnung fallen: EV-Batterien, Batterien für leichte Fahrzeuge wie E-Bikes und Roller sowie Industriebatterien über 2 kWh. Es geht dann um Verträge mit Herstellern, Importeuren oder Händlern, die diese Batterien an eine Partei liefern, die sie weiter auf den Markt bringt oder in ein Endprodukt einbaut. Dies ist nicht relevant für die Beschaffung von Batterien, die nicht in den Anwendungsbereich fallen, und auch nicht für lose Teile, die keine eigenständige Batterie darstellen. Für reine Inlandsweiterverkäufe ohne Änderung der Batterie kann die Vereinbarung einfacher ausfallen als bei Importen, da der Importeur in der Regel diejenige Partei ist, die zunächst für das Inverkehrbringen verantwortlich ist.

Was jetzt schon möglich ist und was ab dem 18. Februar 2027 gelten muss

Die Verpflichtung zur Führung eines digitalen Batteriepasses gilt ab dem 18. Februar 2027. Bis zu diesem Datum besteht keine gesetzliche Verpflichtung zur Führung eines Passes, aber das bedeutet nicht, dass bis dahin nichts in der Beschaffungsbeziehung zu tun ist. Die Daten, die später im Pass stehen müssen — wie in Anlage XIII der Verordnung festgehalten — werden bereits jetzt von Herstellern erfasst, gesammelt oder erzeugt, und dieser Datenstrom verläuft über die Beschaffungskette. Verträge, die jetzt abgeschlossen oder verlängert werden, laufen in vielen Fällen über das Stichtag hinaus. Eine Vereinbarung über die Datenlieferung, die jetzt im Vertrag aufgenommen wird, verhindert, dass diese Vereinbarung kurz vor Februar 2027 separat geregelt werden muss, mit weniger Verhandlungsspielraum, weil die Frist dann bereits näher rückt.

Wie dies in der Praxis aufgebaut wird

Ein erster Schritt ist zu prüfen, welche Daten aus Anlage XIII der Verordnung von Ihrem eigenen Lieferanten kommen müssen und welche bereits anderswo in der Kette vorhanden sind — ein Importeur hat nicht alle Informationen selbst, sondern ist teilweise abhängig von dem, was der Hersteller bereitstellt. Ein zweiter Schritt besteht darin, diese Daten im Vertrag zu benennen, nicht als vage Bezugnahme auf "gesetzliche Anforderungen", sondern als konkrete Lieferverpflichtung: welche Datenkategorien, in welchem Dateiformat und zu welchem Zeitpunkt (bei Lieferung der Batterie, bei Änderung der Daten oder regelmäßig). Ein dritter Schritt ist die Festlegung, wer für die Richtigkeit der bereitgestellten Daten verantwortlich ist, und was passiert, wenn Daten später geändert werden müssen — ein Batteriepass ist keine Momentaufnahme, sondern etwas, das während der Lebensdauer der Batterie aktuell bleiben muss. Ein vierter Schritt ist eine Vereinbarung über die Aufbewahrungsfrist und die Übertragung von Daten bei Wechsel des Lieferanten, damit die Kontinuität des Passes nicht von einer Partei abhängt, die irgendwann aufhört zu liefern. Ein fünfter, praktischer Schritt ist die Zusammenarbeit mit einer Partei, die die Passes zusammenstellt und hostet, damit die Daten aus dem Kaufvertrag direkt in einem brauchbaren Format bereitgestellt werden, anstatt erst später umgewandelt zu werden.

Auf welchen Bestimmungen dies beruht: Artikel 38 bis 44 und Anlage XIII

Die Verpflichtungen von Herstellern, Importeuren und anderen Marktteilnehmern bezüglich des Batteriepass sind in den Artikeln 38 bis 44 der Verordnung (EU) 2023/1542 (Batterienverordnung) festgelegt. Daraus ergibt sich, welcher Akteur in der Lieferkette für welchen Teil der Informationsbereitstellung verantwortlich ist. Welche Daten konkret in den Pass aufgenommen werden müssen, ist in Anlage XIII derselben Verordnung festgehalten. Diese beiden Fundstellen zusammen bestimmen, was tatsächlich geliefert werden muss und von wem — und somit auch, was in einem Kaufvertrag als Lieferverpflichtung festgelegt werden kann, damit die vertragliche Vereinbarung mit der gesetzlichen Aufgabenverteilung übereinstimmt.

Was nun zu tun ist

Ein guter Ausgangspunkt ist es, den aktuellen Kaufvertrag neben Anlage XIII zu betrachten und zu prüfen, welche Daten daraus bereits geliefert werden und welche noch fehlen, und anschließend diese fehlenden Daten als konkrete Lieferverpflichtung bei der nächsten Vertragsbesprechung mit dem Lieferanten aufzunehmen. Für die Umsetzung dieser Daten in einen funktionsfähigen, gehosteten Pass mit QR-Datenträger kann batpas.eu hinzugezogen werden.

Worauf dies basiert

Die Verordnung selbst steht auf EUR-Lex. Wir verweisen pro Aussage; Sie müssen uns nicht glauben.

Was Sie konkret tun müssen

Was von Ihnen erwartet wird

Ein Importeur oder Händler, der unter die Batterieverordnung fällt, ist für das Passoport abhängig von Daten, die anderswo in der Kette entstehen: beim Zellenhersteller, der Batterieassemblierung oder dem Lieferanten, der das Endprodukt liefert. Die Verpflichtungen aus der Verordnung selbst liegen bei Marktteilnehmern, aber was in der Praxis geschieht, wird durch das bestimmt, was im Einkaufsvertrag steht. Drei Elemente sind dabei zu unterscheiden.

Bereitstellung der richtigen Daten

Artikel 38 bis 44 der Verordnung (EU) 2023/1542 beschreiben, welcher Marktteilnehmer welche Verantwortung trägt. Was dort nicht angegeben ist, ist, wie ein Lieferant diese Daten bereitstellen muss, in welcher Sprache, in welchem Dateiformat oder zu welchem Zeitpunkt im Einkaufsprozess. Für ein Unternehmen mit 10 bis 100 Mitarbeitern bedeutet dies, dass die Verordnung die Verpflichtung skizziert, aber der Vertrag mit dem Lieferanten die Ausführung regelt. Ohne diese Absprache entsteht die Situation, dass ein Lieferant erst nach Lieferung, auf Drängen hin oder überhaupt nicht mit den Daten kommt. Welche Daten das genau sind, ist auf der Seite über beschrieben welche Daten Sie von Ihrem Batterielieferanten anfordern müssen.

Vollständigkeit gemäß Anlage XIII

Anlage XIII der Verordnung zählt auf, welche Daten im Batteriepassport stehen müssen. Dies ist eine lange und detaillierte Liste mit technischen, chemischen und Herkunftsdaten. Ein Lieferant, der "die Spezifikationen" zusendet, liefert damit nicht automatisch alles, was Anlage XIII verlangt. Für ein Unternehmen, das Batterien von einem Zelllieferanten einkauft, ist es praktisch relevant, im Voraus zu wissen, welcher Teil dieser Liste bei diesem Glied in der Kette angebracht ist — das ist auf der Seite über ausgearbeitet welche Daten Sie von Ihrem Zelllieferanten anfordern müssen. Ohne diese Abgrenzung entsteht eine nachträgliche Diskussion darüber, wer welches Datum hätte bereitstellen sollen.

Herkunft und Due-Diligence-Pflicht

Für Rohstoffe wie Kobalt, Lithium und Graphit gilt eine Due-Diligence-Pflicht, die Herkunftsinformationen aus der Kette verlangt. Dies ist für einen Batterieimporteur relevant als Teil des Einkaufsgesprächs, nicht als etwas, das nachträglich noch zu beheben ist. Was diese Due-Diligence-Pflicht bedeutet, ist auf der Seite über beschrieben die Sorgfaltspflicht für Batterien, und speziell für die genannten Rohstoffe auf der Seite über Kobalt, Lithium und Graphit aus Konfliktregionen. Ein Lieferant, der diese Herkunftsdaten nicht standardmäßig liefert, ist für ein Unternehmen geringer Größe schwierig im Nachhinein zu befragen — deshalb wird dies vorzugsweise im Vertrag festgehalten, bevor die erste Lieferung stattfindet.

Wo es in der Praxis schiefgeht

Der Lieferant liefert Daten, aber nicht in einem nutzbaren Format. Eine PDF mit einem technischen Datenblatt ist nicht dasselbe wie strukturierte Daten, die in einem Passierstift zu verarbeiten sind. Ohne Vereinbarung über das Format kommt dieses Problem erst ans Licht, wenn der Passierstift bereits zusammengestellt werden muss.

Die Daten kommen zu spät. Ein Importeur bestellt eine Partie Batterien, die Lieferung findet statt, und die Passierstift-Daten folgen "noch". Ohne einen Zeitpunkt im Vertrag, an dem die Lieferung von Daten an die Lieferung der Ware gekoppelt ist, entsteht eine Lücke zwischen dem Moment, in dem das Produkt in den Verkehr gebracht wird, und dem Moment, in dem der Passierstift vollständig ist.

Zwei Lieferanten derselben Batterie liefern unterschiedliche Daten. Bei Einkauf über mehrere Kanäle — beispielsweise denselben Zelltyp über verschiedene Montagechargen — entsteht das Risiko, dass der Passierstift pro Charge abweicht, während es sich um dasselbe Produkt handelt. Was dabei zu tun ist, wird auf der Seite über ausgearbeitet. was Sie tun, wenn dieselbe Batterie von verschiedenen Lieferanten kommt.

Daten aus einer ausländischen Fabrik sind unvollständig oder nicht zu überprüfen. Bei Einkauf bei einer Fabrik außerhalb der EU, beispielsweise in China, ist die Entfernung zwischen Käufer und dem Ort, an dem die Daten entstehen, groß, und die Sprach- und Formatfrage ist ein wiederkehrendes Problem. Praktische Ansatzpunkte hierfür stehen auf der Seite über das Erhalten korrekter Passdaten von einem Hersteller in China.

Niemand überprüft die Daten, bevor sie in den Pass aufgenommen werden. Ein Lieferant liefert einen Datensatz, und dieser wird ohne Überprüfung übernommen. Ungenauigkeiten, die auf diese Weise in den Pass gelangen, lassen sich später schwerer beheben als wenn ein Kontrollpunkt in den Einkaufsprozess eingebaut würde.

Was Sie dokumentieren können

Eine Liste der pro Produktkategorie bereitzustellenden Daten, die auf Anlage XIII der Verordnung basiert und als Anlage zum Kaufvertrag aufgenommen ist.
Ein festes Lieferformat, damit Daten nicht in losen PDFs oder Fotos von Typenschildern ankommen. Was darin üblich ist, wird auf der Seite über das Format, in dem Batteriedaten bereitgestellt werden müssen.
Ein Lieferzeitpunkt für die Passdaten, der an den Lieferzeitpunkt der Batterien selbst gekoppelt ist, nicht an einen separaten, späteren Zeitpunkt.
Ein Ansprechpartner beim Lieferanten, der für die Richtigkeit der bereitgestellten Daten verantwortlich ist, einschließlich einer Vereinbarung darüber, wie Korrektionen durchgeführt werden.
Eine Bestimmung darüber, was geschieht, wenn die Daten ausbleiben oder unvollständig sind — welche Schritte dabei zu berücksichtigen sind, wird auf der Seite über was zu tun ist, wenn der Lieferant die Daten nicht bereitstellt.
Eine Vereinbarung über Rohstoffherkunftsdaten, insbesondere für Batterien, in denen Kobalt, Lithium oder Graphit verarbeitet ist.
Ein Kontrollschritt, bevor Daten an den Pass weitergeleitet werden, mit einem festgelegten Verfahren zur Kennzeichnung von Abweichungen — siehe die Seite über die Überprüfung von Daten auf Richtigkeit.
Eine Bestimmung über Updates: was geschieht, wenn eine Batterie später repariert oder umgebaut wird, und wer dann für die Aktualisierung des Passes verantwortlich ist. Dies berührt die Frage, die auf der Seite über behandelt wird. das Aktualisieren von Daten bei einem Batteriewechsel.

Diese Komponenten sind nicht in jedem Vertrag gleichermaßen relevant — ein Unternehmen, das ausschließlich von einem festen Lieferanten innerhalb der EU einkauft, hat eine andere Reihe von Aufmerksamkeitspunkten als ein Unternehmen, das über mehrere Glieder und Länder hinweg einkauft. Das Ausgangsprinzip bleibt bestehen, dass das, was nicht im Vertrag festgelegt ist, in der Praxis dem Zufall überlassen wird, wenn der Pass zusammengestellt werden muss.

Dies ist keine Rechtsberatung. Diese Seite bietet allgemeine Informationen zur Regelung, auf der diese Plattform basiert. Wir kennen Ihre Situation nicht. Wenn Sie Zweifel an Ihrem eigenen Fall haben, wenden Sie sich an einen Rechtsanwalt oder die zuständige Aufsichtsbehörde.

Geschrieben mit KI auf Grundlage der obigen Quellen, überprüft durch eine Person am 2026-08-22. Stimmt etwas nicht? Teilen Sie es mit — Korrektionen haben Vorrang.